はじめに 〜組織のあるある悩み、沈黙会議〜
徹困ったなぁ。今日の部門会議も誰も発言せずに終わってしまったよ…
裕子うちのチームもそうなの。もっとみんなの意見を聞きたいんだけど。
Qざえもん多くの組織で同じように会議が盛り上がらない悩みを抱えているね。
会議室に重たい空気が漂い、誰も発言しない——。
このような「沈黙会議」にマネージャーの多くが、頭を悩ませています。
このコラムを読んでいるあなたも沈黙会議を経験したことがあるのではないでしょうか。
- 発言するのは毎回同じメンバーで、半数以上が黙ったまま
- 議題について質問を投げかけても「特にありません」の返事ばかり
このような沈黙会議が続くと、メンバーのモチベーションが低下するだけでなく、重要な課題の発見が遅れたり、新しいアイデアが生まれにくくなったりするのです。
裕子確かに、最近はみんなの表情が前にもまして硬くなってきた気がする…
徹会議の時間も無駄になっているし、なんとかしたいんだけど。
本来、会議は組織の知恵を結集する貴重な機会です。
この沈黙会議という問題を解決するには、『巻き込み力』と『ファシリテーション』という二つの武器が必要です。
のコラムでは、実践的なファシリテーションの手法と、メンバーを巻き込むためのコツをご紹介していきます。
まずは、なぜ沈黙会議が起きるのか、その原因から見ていきましょう。
沈黙会議改善事例その１〜後ろ向き意見で盛り上がらない企画会議〜
徹先日の新商品企画会議での失敗が気になってて…
Qざえもんどんな感じだったの？
司会「それでは、新商品企画の会議を始めます。今回は事前に若手メンバーから3つの企画案を出してもらっています。では田中さん、お願いできますか？」
田中（20代社員）「はい。私からは3つの案を用意しました。1つ目は、スマートフォンと連携したペット用品の企画です。最近のZ世代のペット所有者の傾向を分析すると…」
山本（ベテラン社員）「（資料に目を通しながら）それ、2年前のプロジェクトで検討済みだよ。結局コストが合わなくて却下になったんだ」
田中（20代社員）「あ…はい。では2つ目の案ですが、サブスクリプション型の…」
斉藤（別のベテラン社員）「サブスクは市場が飽和状態だよ。今から参入しても勝ち目はないね」
田中（20代社員）「（声が小さくなり）最後の案は…」
山本（ベテラン社員）「新しいこと考えるのはいいけど、現実的に考えないとダメだよ。これまでの経験を踏まえないと」
（その後、若手社員からの発言は完全に途絶え、ベテラン社員による過去の失敗談で残りの時間が過ぎていく）
裕子せっかく事前準備したのに、残念な結果…
Qざえもん司会のファシリテーション次第で同じメンバーでも、違う方向に持っていける可能性があるよ。同じ会議を理想的な形で再現してみよう。
改善後の会議の様子
司会「新商品企画の会議を始めます。今日は、若手メンバーから事前に準備してもらった3つの企画案をベースに議論を進めていきたいと思います。まずは各案について、良い点を中心に意見を出し合いましょう。改善点は後ほど建設的な提案として出していただければと思います」
田中（20代社員）「では、1つ目の案からご説明させていただきます。スマートフォンと連携したペット用品の企画です。特徴は3つあります。まず、Z世代のペット所有者の分析データによると…」
司会「ありがとうございます。まずは良い点について、皆さんからコメントをいただけますか？」
山本（ベテラン社員）「なるほど。特にZ世代の分析は非常に興味深い点です。2年前にボツになった似た企画がありましたが、今のほうが時代が追いついてきているかもしれませんね。」
斉藤（ベテラン社員）「確かに。デバイスの小型化も進んでいるので、前回とは違った展開ができるかもしれません。2年前と比べると、技術も変わってコストが下がっている可能性がありますね。」
田中（20代社員）（表情が明るくなる）「ありがとうございます。実は、コスト面についても調べてきました…」
裕子進め方を工夫するだけで、こんなに変わるんですね！
Qざえもんその通り！一人一人の意見を前向きに捉えることで、議論が進みやすくなるよ。
会議を活性化させるには、段階的なアプローチが効果的です。
例えば、最初の15分は「アイデア出しタイム」として、実現可能性は考えずに自由な発想を促します。
その後の時間で、出されたアイデアの実現可能性や課題を建設的に検討していきます。
また、過去の失敗事例が出た場合も、「なぜ実現できなかったのか」「現在なら解決できる方法はないか」といった前向きな議論に導くことで、他のメンバーを巻き込んで過去の経験を活かした新しいアイデアが生まれる可能性があります。
このように、まずは良い点を共有してから改善点を議論するという順序が、前向きな議論を生み出すポイントとなります。
ファシリテーターが、メンバーを巻き込みながら建設的な議論を促す進行を心がけることで、参加者全員が活発に意見を出し合える会議が実現できます。
沈黙会議改善事例その２ 〜一方通行の儀式的数字報告会議〜
徹先日の月次報告会議が本当に退屈で…
裕子あぁ、各部署の数字だけを淡々と報告する会議だよね。
司会「それでは、各部門の月次報告をお願いします。まず営業部からお願いします」
山田（営業部）「はい。今月の売上は前年比102%で…（数字を淡々と読み上げる）」
（他の参加者は資料とにらめっこするか、スマートフォンを見ている）
中村（製造部）「製造部からです。今月の生産実績は計画比98%で…」
木村（営業部）「（小声で隣の人に）この後の打ち合わせの資料、作らないと…」
司会「報告ありがとうございます。何か質問がある方はいらっしゃいますか？」
（誰も質問せず、ただ時間が過ぎていく）
裕子うちおまさにこんな感じ。誰も自分以外のチームの報告に興味を示さないだよね。
Qざえもん典型的な儀式的報告会議だね。こういう会議は一見無駄に見えるけど、報告の形式を改善すれば有意義なものになるよ。
改善後の会議の様子
司会「今月から報告の仕方を変更します。数字だけでなく、その背景にある課題や、他部門と協力して解決したい点なども共有してください。また、特にコメントがほしい点があれば具体的に伝えるようにしてください。」
山田「営業部から報告します。売上は前年比102%と微増ですが、特に新規顧客からの引き合いが増えています。ただ、お客様からの納期短縮の要望が多く、製造部さんと一緒に検討させていただきたい課題があります」
中村「それは私たちも課題に感じていました。具体的にどんな納期を求められているのでしょうか？」
山田「はい。例えば先日のA社の案件では…」
（活発な議論が始まる）
司会「ありがとうございます。時間の関係もあるので、他の方の意見もききましょう。すぐに納期短縮ができるわけではないと思うのですが、新規顧客との納期の交渉に関して経験をお持ちのチームはいらっしゃいますか？」
（数人から手が上がる）
徹なるほど。報告の仕方を工夫するだけで、変わるんですね！
実践のポイント
事前準備の充実
- 単なる数字の羅列ではなく、その数字が持つ意味や課題を整理
- 他部門と共有したい話題や、アドバイスがほしい点を必ず1つは用意
報告フォーマットの工夫
- 「現状の数字」→「背景・課題」→「他部門との協力ポイントorアドバイスがほしいポイント」という流れを作る
- 視覚的な資料（グラフ・図表）を効果的に活用
裕子でも、急に変えると戸惑う人もいそうです。
Qざえもんうん、大幅に所要時間が増えることや、事前準備の手間を嫌がる人もきっといるだろうね。まずは段階的に改善していくのがおすすめだよ。例えば最初の1〜2ヶ月は、各部門の発表後に必ず1つは質問をする時間を設けるところから始めてみては？
会議を一方通行の報告会から、全員を巻き込んだ参加型の議論の場へと変えていくことで、組織全体の活性化につながっていきます。
急激な変更を避け、参加者全員が少しずつ新しいスタイルに慣れていけるよう配慮しましょう。
このような会議が実現できれば、他部門同士を巻き込む相乗効果が生まれます。
徹明日の会議から早速、報告フォーマットを見直してみます！
沈黙会議改善事例その３ 〜脱線・横道で結局何も決まらない会議〜
徹昨日の企画会議、必要な議論ができなくて…
裕子また例の部長が『そもそも論』を始めちゃったの？
Qざえもん今回も具体的な様子を聞かせてよ。
司会「では、新商品の価格帯について議論したいと思います」
鈴木「市場調査の結果から、3,500円から5,000円の価格帯が最も…」
部長「（遮って）そもそも、我々はなぜこの商品を作るんだ？」
田中「え、えっと…先月の会議で決定したように、若年層の新規顧客の獲得のために…」
高橋部長「いや、その前だ。そもそも我が社のミッションとは何か。原点を忘れてないか？」
中村「でも部長、価格設定の期限が…」
高橋部長「10年前も同じようなことがあってな、その時のことを考えると…」
（30分後）
斉藤「（小声で）価格の話、どうなりましたっけ…」
木村「（ため息）いま創業時の話をしてますね…」
徹結局、価格が決まらないまま時間切れになってしまって…
Qざえもんなるほど。これもファシリテーション次第だね。たしかに上司の意見はないがしろにはできないから一工夫必要だよ。同じ会議を改善した形で見てみよう。
改善後の会議の様子
司会「本日の目的は、新商品の価格帯の決定です。ホワイトボードに『決めること：価格帯の範囲』『制限時間：45分』と記載しました。また、その他議論が必要そうなご意見は、木村さんにいったんメモを取っていただき、月末の戦略会議で改めて議論する時間を設けたいと思います」
鈴木「市場調査の結果から、3,500円から5,000円の価格帯が最も受け入れられやすいという結果が出ています。その根拠として…」
部長「その前に、我々の会社の使命について…」
木村「部長、貴重なご意見ありがとうございます。全社戦略に関わる重要なポイントですので、メモに取らせていただき、月末の戦略会議の議題として改めて設定させていただきます」
司会「ありがとうございます。では、価格帯の検討に戻りたいと思います。鈴木さん、続きをお願いできますか？」
実践のポイント
会議の基本設計
- 目的と到達目標を明確に設定
- 議題ごとの制限時間を設定
- 役割分担（進行・タイムキープ・記録）を明確に
脱線防止の工夫
- ホワイトボードで議題を可視化
- 脱線した話題は「パーキングロット」として記録
- 定期的に残り時間をアナウンス
徹パーキングロットって面白い考えだね！
Qざえもんそう、脱線した話題を『無視する』のではなく、必要なら『後で議論する』という形で受け止めるのが大切だよ。
効果的な会議運営のカギは、参加者一人一人の個性や強みを活かすことにあります。
今回のような場合は、整理上手な人には横道にそれる意見のまとめ役を依頼するなど、それぞれの特性を活かした役割分担を考えましょう。
このように、本質的な議論も大切にしながら、その場で決めるべきことを明確にし、適切な場で適切な議論ができるよう工夫することが重要です。議論を「否定」するのではなく、「別の適切な機会に」と提案することで、建設的な会議運営が可能になります。
Qざえもんいきなりは全部は変わらないこともあるけど、『石の上にも三年』というように、新しい取り組みは少しずつ定着させていくもの。焦らず着実に進めていこう！
まとめ 〜巻き込み力向上で、会議を組織活性化の場に〜
徹少しずつですが、会議が変わってきた気がするよ。
裕子私も。特に若手が発言しやすくなってきたな！
Qざえもんそうそう、会議という場でも一人一人が輝けるようにすることが、組織の力を高めるんだよ
ここまで、沈黙会議を活性化させるための具体的なファシリテーション方法や巻き込み方その準備を見てきました。
そうして、全員を巻き込める会議を実行できると、組織全体に大きな変化をもたらされます。
- 「若手社員からの提案が増え、新規プロジェクトの立ち上げにつながった」
- 「部門間の連携が活発になり、業務効率が20%向上した」
- 「問題提起が早期化し、重要課題の早期発見・解決につながっている」
会議改善は、一朝一夕には実現できません。
しかし、本日ご紹介した方法の中から、できることを一つずつ実践していくことで、必ず変化は生まれます。
裕子私も明日からできることから始めてみます！
Qざえもんその意気だよ！みなさんも、明日の会議から新しい一歩を踏み出してください。
会議の改善は、単なるコミュニケーションの改善にとどまらず、組織全体の活性化、そして一人一人の成長につながる重要な取り組みです。まずは小さな一歩から、あなたの組織に合った方法で、より良い会議づくりを始めてみましょう。