テレワークでもコミュニケーション不足で悩まないコツ

2021年8月13日2023年7月29日

こんにちは。
AWコンサルティングのQざえもんです。

今回はよく相談される、テレワークのコミュニケーションに関するお悩みにお答えします。

2020年以降多くの企業がテレワーク・リモートワークを取り入れざるを得なくなりました。

弊社のクライアントさんでも、多くの企業が業務の一部にテレワーク導入しています。

そして、ほとんどの企業にとってテレワーク導入の理由は、新型コロナウィルスの影響により強制的に導入したというものです。

しかし、日が立つにつれ、テレワークならではの問題に頭を抱える人がとても多くなってきました。

その問題は、「コミュニケーションの悩み」です。

この記事を読んでいるあなたも、「うまくコミュニケーションできない」ことに悩み、解決策を探しているのではないでしょうか。

「リモート環境では、相手の反応がわからないのでやりづらい」
「Web会議が主流となっているが、やり方が分からない」
「仕事の信頼関係をつくることができない」
「孤独を感じる」

我々も、そんな相談をよくうけます。

この記事では、まず個人レベルでテレワークのコミュニケーションがどうすれば円滑に運ぶのかを解説します。

そして、チームレベルでは、どうすればテレワークでも今まで以上の成果が出るチームなるのかをお伝えしています。

テレワーク下でのコミュニケーションやチームマネジメントに不安がある方はぜひ参考にしてください！

※下記の動画でもポイントを解説しているので合わせて御覧ください↓

テレワークのメリット・デメリット

テレワークは個人レベルでみると多くのメリットがあります。

・効率的！
・満員電車に乗らなくてよいから楽！
・自分のペースで仕事ができるからありがたい。
・周りに気を遣わなくてよいから気楽。
・家事や育児との両立が今までよりもしやすい。
・余計な相談や邪魔がはいりにくいので、自分の業務を淡々とすすめられる。

しかし一方で、デメリットともいえる、ネガティブな意見も寄せられます。

・コミュニケーションが難しい
・メールやSNSメッセージの量が増えて見切れない
・自分の働きが評価されているのかがわからない
・相手の状況がわかりにくいので相談しにくい
・オンオフの切り替えができない
・孤独を感じる

などなど。

やはり多くの方が感じるのは、コミュニケーションに関するやりづらさです。

相手が見えないと、いつ声をかけてよいのか分かりません。
メールやメッセンジャーで受け取る情報量も増えます。

Web会議でも一方的に話を聞かされます。逆に、自分も相手を理解させたくて、つい一方通行で説明します。一方的なコミュニケーションは、すれ違いの原因になります。

すれ違いは情報の不均衡を生み、業務量を増やします。
業務量が増えて忙しくなると心のすれ違いが起き、メンバー同士が距離を感じるようになります。

この結果、心身ともに疲れが溜まり、ストレスを抱えるメンバーが現れることもあります。

「空気をよむ」のが難しい。テレワークがもたらしたコミュニケーション不足の正体。

テレワークの「コミュニケーションのやりづらさ問題」は、実に多くのビジネスパーソンを苦しめています。

最も、大きな原因は「空気をよめない」難しさにあります。

日本人には、「空気をよむ」「察する」ことを大事にする文化が根付いています。

オフィスに集まって仕事をしているとき、きっと誰もがこの「空気」をよみながら仕事をしていたのではないでしょうか。

「〇〇さん、電話たくさんしていて忙しそうだな」
「〇〇くん、PCをすごい顔で睨んでるな。なにかトラブルかな？」
「〇〇さん、この前のプロジェクト成功してモチベーション上がってそうだな。今ならもっと大きな仕事でも任せられるかな。」

対面でコミュニケーションできるオフィスの中では、このように空気を読みながらコミュニケーションがうまくまわっていました。

そんな中、半ば強制的にはじまったテレワーク。

相手の様子がみえないので、「察する」ことができないのは当然です。

ですので、テレワークのコミュニケーションは、普段よりも相手に自分の状況に関する情報を意識して多く伝えることが必要です。

チームレベルでは、各メンバーが安心して自分の状態を発信できる環境をつくり、積極的に相手の状況を知ろうとするメンバー同士の心がけも重要なポイントになります。

それでは、テレワークでよくあるコミュニケーションの失敗例とその解決策をみていきましょう。

個人でできるテレワークでコミュニケーション不足にならないコツ

「進捗を報告してください」

上司からこんなチャットが届いたらあなたはどう感じるでしょうか？

上司の気持ちとしては、何かトラブルを抱えてるメンバーいないか把握するために、全メンバーの進捗を確認したかっただけかもしれません。

しかし、メッセージを受け取った側からすると、威圧的に感じたり、自分が急かされているように感じ萎縮してしまうことも有り得ます。

テレワークでありがちな、「雰囲気が伝わらない」という問題です。

この点は、テレワーク下でのコミュニケーションの特性を理解して改善していくことが必要です。

・最も手軽！絵文字・顔文字を使って感情を伝える

最も手軽なのは、絵文字・顔文字、「！」「！？」など感情を伝える工夫をすることでしょう。

「〇〇さん、進捗いかがですか？（＾＾）」

というメッセージであれば、急かしているわけではなく、気遣いからの進捗確認ということが伝わるようになります。

・「言わなくても分かる」はNG！自分の意図をしっかり書く

絵文字、顔文字などを使って雰囲気を柔らかくすることも大事ですが、それ以上に大事なのは、自分の意図をしっかりと書くことです。

「進捗を報告してください。（プロジェクトの進捗管理シートの入力をしているので、全員に聞いています）」

このように、書かれていれば進捗確認の意図が伝わります。

テレワークにおいて、「言わなくても分かるだろう」と考えるのはNGです。

なぜなら、対面の五感を使ったコミュニケーションに比べて、ICTを通じたコミュニケーションは共有できる情報量が圧倒的に少ないからです。

上司部下かかわらず、自分の意図を積極的に表現していくことが成功のポイントになります。

・相手の状況を想像する

加えて重要なことは、相手の状況を想像することです。

仕事では次のよう視点で考えがちです。
「相手をどう説得しようか？」
「こちらの言い分をどう受け入れてもらうか？」
「自分の担当業務で成果を出すためにメンバーをどうコンロールするか？」

これらは自分の主張ありきで相手とうまくやろうとする発想です。

言い換えると「自分本位」

そうではなく「他人本意」が重要です。

他人本意とは
「相手の視点に立ってみると今の状況はどう見えるか？」
「相手の状況から察すると、なにが気になるか？」
「相手の立場では、なにが制約になるか？」
「相手の性格であれば、どんなことが好きか？逆に嫌いか？」

そのことを想像しながら相手に接するだけで、コミュニケーションの質は間違いなく向上します。

見えないからこそ、ちょっとした言動やミーティングの際の表情などいつも以上に観察し相手の状況を知るための材料を意識して集めるようにしてください。

テレワークでも今まで以上に成果を出すチームになるために

テレワークでは、チームマネジメントの問題もよく発生します。

管理職やリーダー層の方々と会話すると、いまや次のような悩みが定番です。
「職場メンバーとうまく意思疎通できない」
「メンバー状況が分からない」
「チームの一体感をつくりづらい」

自宅が仕事場になるとモチベーションの上がらないメンバーがでてくることも多いでしょう。

物理的な距離があると、心理面でも今まで目の届く場所いた部下や後輩と、急に壁が生まれたように感じることもあります。

テレワークでは、今までお互いが「空気を読む」「察する」ことでなんとか誤魔化されていたチームの問題があぶり出されるのです。

ではどうすれば、テレワーク下でも今まで以上に成果が出せるチームになるのでしょうか。

すでに解説したような、個人レベルでの取り組みももちろん大事ですが、組織レベルでの取り組みも求められます。

組織レベルでの取り組みの一つが「プロセス定義にもとづく仕事の仕方」です。

テレワークになると、仕事のプロセスは一層見えにくくなります。そのため、見えにくい部分を言葉で足してあげないと意思疎通に支障をきたします。

仕事を依頼する側も、依頼されて遂行する側も論理的な受け渡しができないと仕事にならないのです。

また、多くの職場で「ひとつの仕事を複数名で行う」ことが多いと思いますので、「プロセス定義にもとづく仕事の仕方」は管理職だけでなく、今日のビジネスパーソンの必須スキルといえます。

しかし、ただでさえチームのメンバーたちはテレワーク下で心理的な距離を感じ、

「コミュニケーションしづらい」と感じている人が増えている状況です。

そんな中で、プロセス定義が定まっていない仕事はいたずらに仕事量を増やし、メンバーのストレス増大に拍車をかけ、パフォーマンスを下げてしまいます。

逆に、プロセス定義があれば、チームでお互いの状況を把握するきっかけになり、コミュニケーションが生まれやすくなります。

テレワーク下こそ必要なチームワークの要件

チームでプロセス定義にもとづく仕事を行う際、ポイントは主に７点です。

１、チームのミッションと目標について共通認識をつくる
２、求められる成果を定義し、達成に必要なプロセス（工程）を検討する
３、各プロセスを構成するタスクを抽出する
４、スケジュールと役割分担を明確化する
５、合意の上で依頼する
６、依頼した業務をモニタリングし、対話を通じて必要なフォローやサポートを行う
７、進捗を管理し、必要な改善策を施しながら成果を達成する

この７点は、何もテレワーク下だから特殊なことが必要なわけではありません。

しかし、テレワーク下だからこそ、より徹底することが求められますし、徹底されたときのメンバーへの影響も大きくなります。

リーダーも適切なフォローが可能になります。

すると結果として、チームメンバーの状況が見えやすくなり、コミュニーケーションの質も頻度も向上するので多くの問題が解決します。