忙しい時ほど必須！部下とコミュニケーションを取るための重要ポイント

近年プレイングマネージャーとして、自分の業務・目標達成とチームのマネジメントの両立を求められる方が増えています。

そのため、日々の業務が多忙となり、部下とのコミュニケーションを取る時間が確保しづらい、、という悩みをよく頂くようになりました。

プレイングマネージャーは誰しもが経験することかもしれませんが忙しくなるほど、部下とのコミュニケーションがどうしても疎かになってしまいがちです。

しかし、積極的に部下とコミュニケーションを取ることが、上司と部下の良好な関係性の維持だけでなく、結果的に自分自身にとっても、実は重要なことです。

本記事では、上司の立場でどのように、部下とコミュニケーションを取ればよいのか？そのポイントをお伝えしていきます。

部下のための時間が実は自分のためにもなる

プレイングマネージャーとして自身の目標達成とチームの目標達成を両立するためには、「情報」が自分自身にきちんと上がってくる状態を作られていることがとても重要です。

例えば営業チームの場合、部下がもってくる情報には、「A社の契約が取れそうです！」というプラスの情報もあれば、「B社の担当が変わり、次回はコンペで業者を選定するそうです、、」というマイナスの情報もあります。

これらの情報を素早く判断し、チームのリソースを最適に配分していくことがマネージャーという立場には求められます。

「悪い情報」が早くあがってこなければ、後々時間が取られるのは想像に難くないですが、
リソースの最適な配分には「良い情報」も含めて判断しなければなりません。

プレイングマネージャーの場合、このリソースには当然自分も含まれるので、情報が上がってこない状態では、本来取るべき動きが取れないはずなのです。

このような情報が上がってくる状態を作るためにも、部下との日々のコミュニケーションは欠かせません。

そして、情報が上がってくれば最適な判断ができるので、この日々の部下とのコミュニケーションが結果的に、上司自身のためになるのです。

部下との適切なコミュニケーションを通して上司が得られるメリット

忙しい中でも、部下のために時間を費やし、適切なコミュニケーションをとると、上司には様々なメリットがあります。

上記のメリットから、上司が部下に対してコミュニケーションをしっかりと取ると、上司自身も仕事が捗るようになることがよりわかって頂けるかと思います。

ここからは、実際のコミュニケーションの重要ポイントと、その時間を確保する自己管理について解説します。

コミュニケーションの一番のポイントは相手に興味をもつこと

部下とのコミュニケーションにおいて最も大事なのは、部下に興味をもち、部下のことをしっかりと観察することです。

「部下の好きな食べ物、趣味、など興味関心を知っていますか？」

実際に「知っている」ということが重要なわけではありませんが、相手に関心をもち意識して相手のことを知ろうと心がけることは必要です。

話すことももちろん必要ですが、より大事なのは「観察」することです。

今日は元気があるのか、ないのか？どんなときにイキイキとして、どんな時に困った顔をしているか？

また、他のチームメンバーや同僚とどんなコミュニケーション取っているのか？

などなど、相手をしっかりと観察することで、得られる情報たくさんあります。

ここで、得た情報が、日常のコミュニケーションや、面談などの土台となります。

形だけの面談や会議を行うだけではコミュニケーションの効果が大きく損なわれるので注意しましょう。

忙しい中で部下のための時間を作る自己管理のポイント

毎日の多忙な業務の中で、部下とコミュニケーションをとるには、時間を確保するための自己管理が必要です。どのように管理したら効率的に確保できるのか、ポイントを解説します。

部下との面談時間を優先的に予定へ組み込む

まずは、部下との時間の重要性を認識し、優先的に予定に組み込むことが最も確実な方法です。
チームの人数などにもよりますが、定期的に時間を確保するには、部下との面談時間として曜日や時間を決めてしまうという場合もあります。
雑談など、日常のコミュニケーションが苦手な場合でも、定期的な面談予定があれば、コミュニケーションが取りやすくなります。

ただ、あくまで前述した、相手に興味関心をもち「観察」するというコミュニケーションの前提は忘れないようにしてください。

部下との短いコミュニケーションを積み重ねる

上司・部下ともに、業務で多忙な毎日を送っていると、頻繁にコミュニケーションの時間を取るのが難しいケースも多いでしょう。

その場合は、短く簡単なコミュニケーションを毎日積み重ねていくことも重要です。コミュニケーションの量と頻度が増えることで、信頼関係を築きやすくなります。業務の話以外にも、会社やチームの中で困っていることを尋ねたり、時には世間話でリラックスしたりと、さまざまな話題を織り交ぜるのも効果的です。

コミュニケーションの積み重ねにより、ちょっとした部下の変化に気づけるようになってきます。

自分のスケジュールを部下に公開する

上司が、部下のスケジュールを把握するとともに、自分のスケジュールを部下に公開すると、部下が上司に対していつ相談すると良いのか、タイミングを把握しやすくなります。スケジュールの共有は、円滑な業務への第一歩であり、コミュニケーションのきっかけとするのに重要な作業です。

社内にいるのかいないのか？打ち合わせが詰まっているのかなど、上司の予定をある程度部下が把握できていると情報をもらいやすくなります。

日常で簡単にできる部下への声掛け

上司から部下へ、どうやって話しかければいいのか迷う場合は、まず挨拶から始めるのがおすすめです。上司から挨拶をすると、部下も挨拶しやすくなり、結果として部下から上司へ働きかけやすい職場環境へと変化していきます。

挨拶に慣れてきたのち、業務中に部下へ声かけをする時には、相手のタイプを理解しておくと効果的な声かけができます。アメリカの産業心理学者であったデビッド・メリル氏が1968年に提唱した、「ソーシャルスタイル」と言うコミュニケーション理論を参考にしてみましょう。ソーシャルスタイルでは、人間を次の4タイプに分類しています。

分析型（控えめで粘り強い。慎重かつ綿密に計画を立てる）
実行型（行動が早く、競争心が旺盛。冷静に見え、独立心が強い）
温和型（親しみやすく、他人との関係性を重視する。協力的で、相手の意見や主張を受け入れる）
直感型（直感的に行動し、自分の気持ちや考えを素直に表現する。形式的なことが苦手で、周囲から認めてほしいと思う）

挨拶をした段階では、相手について十分に理解しておらず、どのタイプか見極めるのは難しいと思うかもしれません。この場合、言動や表現方法などで、大まかな分類をしてみましょう。多くの人は、上記のうち複数のタイプに該当しているため、相手の態度次第で声かけや対応を工夫すると良いでしょう。

例えば、無口で話しかけにくいと思っていた人が、実は分析型である場合、対人関係に対しても慎重であると考えられます。これにより、信頼関係を築くまでに時間をかけることが大切だと分かります。

まとめ

部下とのコミュニケーションを重視するのは、上司自身の仕事の効率を上げる効果も期待できます。本記事で紹介した内容を参考にしていただき、多忙な毎日の中でも少しずつ部下と関わる時間を確保してみてください。